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会展策划：论坛的筹备与组织

　论坛是展会中一道绚丽的风景线。是与洽谈交易活动并重的一项内容，也是展会中最精彩、最受欢迎的活动之一。

　　展览会越来越讲究展、会并重，组织者在举办展览的同时。通常要组织相关内容的论坛。请来大批中外一流的专家、学者，甚至社会活动家、政府要员等参加。在论坛上。这些特邀嘉宾不仅能带来国内外最新的信息、技术和项目。更能带来相关领域内具有前瞻性和导向性的新论点、新理念、新思维。应当说。论坛是加强学术交流。增进友谊的桥梁与纽带。对提升展会档次、扩大影响。扩展潜在客户，意义非同寻常。在这里，群英聚会。智慧激荡，有助于拓宽视野、更新知识、交融理念、开拓思路。一些知名展会，如广交会、高交会和北京”国际周”等大型展会期间举办的论坛。听众多达数万人。门票紧俏。场场爆满。一场成功的展会，不但要有可观的成交额，还要组织好发人深省、富有启迪的论坛讲座，已经成为无可争议的事实。

　　筹备，组织高水平的论坛。是一件非常复杂而又细致繁琐的工作。它要求建立严密、高效、相互协作的组织机构，制定周密详尽的流程计划。通常应做好以下几项主要工作：

　　（一）成立筹备委员会

　　论坛筹备委员会。一般设主任1人，副主任卜人，委员若干人。其主要任务是：谋划论坛的整体框架，做好论坛组织的前期准备工作。主要包括：

　　1.筹备成立组织委员会和评审委员会，划分各自承担的任务；

　　2.确定主办单位、承办单位、协办单位、特约媒体等：

　　3.确定论坛讲座的主题。坚持少而精、高层次、高规格。积极促进科技成果产业化的原则。力求向专业化展会方向努力。为使论题有的放矢，也可征集参展单位共同感兴趣的论题，从中择优选用。粗略划分若干专业论题的内容、范围等；

　　4.确定论坛整体时间区段及大体场次：

　　5.确定主讲人及其论题内容；

　　6.研究征集论文办法及评选比例、奖金数额等：

　　7.确定邀请的相关人员、单位：

　　8.确定论坛的规模、人数、时间、地点：

　　9.制定财务预算。

　　（二）组建组织委员会

　　组织委员会的主要任务是负责整个论坛的组织安排，保证论坛能够顺利进行。可设主任1人，副主任1-2人。组委会下面一般还要设立三个小组：

　　秘书组：设组长、副组长各一人，组员若干人。其主要任务是：

　　1.发布举办论坛会议的通知，内容包括举办时间、地点、演讲专家及题目等。通过网上登录、媒体广告、直邮、上门发送等多种方式在一定范围内“广而告之”。“一定范围”是指要将观众尽且定在各用户部门领导、信息主管、技术专家、企业的CEO、CIO等决策者，各IT分销商、代理商、驻华商社的代表等层次较高的范围内，务求到会的观众是高素质的目标观众：

　　2.征集论文。明确征集论文的内容范围、有关技术要求及投稿截止日期等，如要求论文具有创新性。未在国内外报刊上公开发表过等。对正文的篇幅、摘要的字数、份数，邮寄、打印论文的具体要求，论文的字体、字号、纸型。是否要带中、英文译件。是否要软盘以及联系人、联系方式等要提出明确要求；

　　3.发送邀请信。分两部分进行：向主讲人发出邀请，落实主讲人。邀请函务必注明论坛的主题及被邀请人分担的演讲题目、开会日期、演讲的时间要求等。便于演讲人准备演讲材料。此项邀请至少提前一个月发出，并尽早落实。向有关主管部门、领导、嘉宾、关系单位、新闻媒体发出邀请：

　　4.撰写领导开幕词、闭幕词、主持人讲话及相关的会议宣传报道材料；

　　5.为每场主持人提供主讲人简历、业绩及本次讲演论文摘要：

　　6.编辑论坛简报：

　　7.收集整理演讲稿登记造册。按专题进行分类；

　　8.整理复制录音、录象、刻录光盘并组织赠送与销售：

　　9.组织、安排、接待各媒体记者；

　　10.编辑论坛文集。

　　组织组：设组长、副组长各一人，组员若干人，其主要任务是负责整个论坛的组织和安排工作。它的工作必须有条有理。井然有序，是论坛顺利进行的关键部门。

　　1.编制论坛各场次日程安排。具体落实主、分会场地点、主持人，如果需要分组研讨要安排讨论地点和召集人；

　　2.落实主会场、分会场场地、电源、音响、投影、录音录象设备等相关设备，并落实后备电源、后备扩音设备及值班电工等应急安排；

　　3.根据需要安排同传或交传翻译：

　　4.设置论坛会标与引导标识；

　　5.确定是否组织电视现场转播及其场次：

　　6.确定每场会议议程：如主持人宣布讲演开始并在每位嘉宾演讲之前，简要介绍主讲嘉宾的简历、业绩及演讲题目要点等；

　　7.制定与维持会场纪律。包括是否准许拍照、录音录像等：

　　8.保障会场的光电、温度、通风保持正常状态。落实服务人员及茶、水供应等；

　　9.安排好新闻媒体人员在会场工作和休息的位置；

　　10.组织新闻发布会；

　　门协调好与秘书组、会务组的关系、相互密切配合。

　　会务组：设正长副组长各1人组员若干人，其主要任务是负责整个论坛的会务工作，包括：

　　1.印制、发放入场证件和会议相关材料；

　　2.负责报道登记、出售门票；

　　3.迎送、接待主讲人，负责食宿安排；

　　4.组织专业人员对会场进行安全检查，疏通通道，开启安全门等：

　　5.购买、发放纪念品，填写证书。支付各类费用；

　　6.财务结算。

　　在整体运作过程中秘书组、组织组、会务组虽各有职责。但又需要默契配合，互相支援，形成一个整体，保证论坛的顺利进行。

　　（三）成立评审委员会

　　有的论坛会议设定评选论文，需要成立评委会，否则不必设立。

　　评审委员会可设主任1人副主任1人，委员5－7人评委总数最好是单数。以便评审表决。

　　1.聘请评委。要聘请有较高思想水平、政策水平、专业水平，并具有一定声望和权威。能秉公办事的人员为评委；

　　2.制定评选论文的标准，按照比例准确地评出论文等级。

　　总之，大量细致周密、有条不紊的工作全体工作人员的密切配合是成功举办论坛的先决条件。

　　讲演论文摘要：